La apertura de un centro de self storage no tiene por qué coincidir con el inicio de su comercialización. Durante las semanas previas a la puesta en marcha, cuando las instalaciones todavía se encuentran en fase de preparación, es posible comenzar a captar interesados, informar sobre los espacios disponibles y organizar futuras contrataciones.

Esta estrategia permite llegar a la inauguración con parte de la capacidad comprometida y con una previsión inicial de ingresos. En esta fase, CEESA plantea la gestión anticipada de las reservas en self storage mediante All Box Manager, un software desarrollado específicamente para este tipo de centros.

La comercialización puede comenzar antes de la apertura

Generar demanda antes de inaugurar permite aprovechar un periodo que, de otro modo, quedaría limitado a los preparativos técnicos y operativos. La publicación anticipada de información sobre tamaños, tarifas, ubicación o fecha prevista de apertura facilita que los potenciales clientes conozcan el centro y puedan mostrar su interés antes de que las instalaciones entren plenamente en funcionamiento.

El objetivo no consiste únicamente en acumular contactos. Una estrategia de reservas anticipadas puede servir para conocer qué dimensiones de trastero despiertan mayor interés, prever los primeros niveles de ocupación y organizar las incorporaciones de clientes. También permite detectar con antelación determinadas necesidades comerciales y ajustar la disponibilidad de los espacios.

Para que este planteamiento resulte operativo, las reservas deben estar vinculadas a información actualizada sobre cada unidad. Gestionar manualmente solicitudes, disponibilidad y datos de clientes mediante correos electrónicos o documentos independientes puede dificultar el seguimiento conforme aumenta el volumen de interesados.

La tecnología permite estructurar este proceso desde la fase previa a la inauguración. Así, cuando llega la fecha de apertura, el centro puede disponer de información organizada sobre clientes, espacios solicitados y futuras contrataciones, en lugar de comenzar entonces todo el proceso comercial.

Un software específico para ordenar reservas, contratos y ocupación

La gestión de un centro de self storage presenta particularidades propias. Cada box cuenta con unas características y un estado determinado, mientras que las reservas, contratos, facturación y servicios asociados deben permanecer coordinados. Por ello, utilizar una herramienta concebida específicamente para el sector permite centralizar procesos que afectan directamente a la ocupación.

All Box Manager, desarrollado por CEESA, reúne en un mismo entorno la gestión de clientes, contratos, reservas, facturación, promociones y servicios adicionales. El sistema dispone además de un mapa interactivo que facilita visualizar los boxes y su situación, una funcionalidad especialmente útil para conocer qué espacios están disponibles, ocupados o asociados a una reserva.

La solución es multiempresa y multicentro y permite acceder desde diferentes plataformas y ubicaciones. Sus fichas y bases de datos están interconectadas, de manera que la información comercial y operativa puede gestionarse de forma coordinada.

Empezar a comercializar antes de la inauguración no garantiza por sí mismo una determinada ocupación ni unos ingresos concretos, pero sí permite adelantar una parte del trabajo comercial y obtener una primera estimación de la demanda. Para CEESA, organizar las reservas en self storage desde el periodo previo a la apertura mediante un software específico facilita que la actividad comercial, la disponibilidad de los espacios y la posterior gestión de los contratos formen parte de un mismo proceso desde el inicio.

Fuente: Emprendedores de Hoy